Автоматическая система управления отелем: в чем преимущества такого подхода 

Автоматизированная система управления отелем представляет собой особую программу оптимизации всего гостиничного бизнеса. Благодаря ей сотрудники освобождаются от выполнения рутинных задач и, следовательно, могут полностью сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Автоматизация отеля – это максимально верное решение, особенно когда речь идет о целой сети гостиниц или о крупных организациях. Здесь действительно важно, чтобы многие действия выполнялись автоматически, а не вручную. Это гарантирует отсутствие человеческого фактора и, соответственно, ошибок.

Функции АСУ

Основной функционал:

• возможность отслеживания номеров. То есть свободны ли они, а если заняты, то до какого времени. Благодаря этому можно избежать неприятных ситуаций, когда одни жильцы еще не выселились, а вторые уже планируют заезжать;
• ведение отчетности в общей базе. Это удобно для сети отелей, когда можно всю информацию держать в одном месте и быстро открывать в случае необходимости;
• сокращение времени на технические моменты. Это касается заполнения документов и регистрации гостей (все выполняется в автоматическом режиме);
• бронирование мест онлайн. То есть потенциальные постояльцы могут подавать заявку не лично, а непосредственно через интернет. Система тут же бронирует номера на конкретную дату.

Расчет также производится автоматически: все данные о клиентах заносятся в систему, которая все подсчитывает. При необходимости можно выдать гостям выписку о том, какими услугами отеля они пользовались, какие у них были расходы и так далее.

Основные виды АСУ

Они бывают серверными и облачными. Первые, как видно из названия, располагаются на сервере с подключением к терминалам. То есть обслуживание осуществляется именно через программы. А вторые – удаленные, то есть доступ к информации о гостинице и ее гостях можно получить не только в самом отеле, но и за его пределами. Неудивительно, что именно на облачные автоматические системы управления большой спрос.

Как правильно выбрать АСУ

Многое зависит от потребностей конкретного отеля. То есть он сезонный или же работает круглый год. Предлагает ли только номера или какие-то дополнительные услуги (рестораны, СПА-салоны, залы для проведения конференций и так далее). Также важна техническая поддержка в случае каких-либо сбоев в системе. Кроме того, система должна легко адаптироваться под нужды гостиницы и предоставлять аналитические данные.

Преимущества автоматических систем управления отелем

К преимуществам систем автоматизации можно отнести:

• повышение качества обслуживания клиентов, обратная связь и предоставление самой свежей информации о свободных номерах и услугах;
• быстрая и качественная аналитика. Это относится к расходам и доходам, а также к клиентской лояльности;
• снижение затрат на персонал и оборудование;
• минимизация ошибок и автоматизация рутинных задач;
• упрощение работы с документами. Это поможет начинающим специалистам, которые только осваивают гостиничный бизнес;
• контроль основных параметров: регистрации гостей, их заселения и выезда. Заведение работает без сбоев и накладок, следовательно, и клиенты будут довольны;
• оптимизация документооборота. Например, заявления заполняются не вручную, а по готовому шаблону;
• управление ресурсами отеля. Если номер пустует, то можно отключить электричество. Это положительным образом скажется на работе заведения и поможет сэкономить;
• интеграция с другими программными обеспечениями и системами. Сюда можно отнести управление рестораном (если таковой имеется при отеле), службу безопасности, модуль бронирования и так далее.

Более того, АСУ помогает прогнозировать спрос на гостиницу. Будет ли приток клиентов в определенное время года, стоит ли опасаться простоя. Это помогает руководству развиваться, привлекать клиентов, например, акциями или выгодными предложениями. Понятно, что если отель небольшой, то и спрос на него будет соответствующий. Крупные гостиницы всегда заселяются быстрее, а если они расположены, например, рядом с морем, то тем более. Здесь очень многое зависит от того, зачем приехали постояльцы и на какой срок. Одно дело – отдыхающие, другое – работники в командировке и так далее.

Автоматизация гостиницы – это современный комплекс данных, гарантирующий продуктивное управление процессами гостиницы на всех участках. При помощи специальных программ можно не только существенно облегчить работу сотрудников, но и увеличить приток клиентов. Например, сезонность играет важную роль: в теплое время года людей всегда больше, чем зимой или осенью. Следовательно, и повышение спроса, и его падения невольно будет сказываться на стоимости номеров. Автоматизация поможет изменить цены без непосредственного вмешательства сотрудника (машинным способом после проведения расчетов).